Wofuer Excel beim Balkenplan ausreicht#
Excel ist ein legitimes Werkzeug fuer kleine, ueberschaubare Plaene:
- ein einzelnes Projekt mit klar abgegrenztem Umfang,
- wenige Vorgaenge (Faustregel: unter ~30) ohne komplexe Abhaengigkeiten,
- Status- oder Praesentationsbilder fuer eine Phase oder ein Vorhaben,
- temporaere Ad-hoc-Planung, die nicht laenger als ein paar Wochen lebt.
In diesen Faellen liefert Excel schnell, ohne Lizenzfragen und ohne Einarbeitungsaufwand ein brauchbares Bild.
Typische Umsetzungen in Excel#
Drei verbreitete Wege, einen Balkenplan in Excel abzubilden:
- Gestapeltes Balkendiagramm – Startversatz als unsichtbarer Balken, Dauer als sichtbarer Balken. Funktioniert visuell, ist bei aenderungen aber fummelig.
- Bedingte Formatierung in einer Datumstabelle – Zellen werden je nach Startdatum und Dauer eingefaerbt. Einfach zu lesen, schwer zu pflegen, sobald sich Zeitraster oder Vorgangszahl aendern.
- Manuell gezeichnete Rechtecke – am schnellsten erstellt, am wenigsten robust. Eignet sich nur als Einmal-Bild.
Wo Excel-Balkenplaene kippen#
Die folgenden Anforderungen sind in Excel entweder gar nicht oder nur mit hohem Pflegeaufwand abbildbar:
| Anforderung | In Excel | Anmerkung |
|---|---|---|
| Vorgangsabhaengigkeiten automatisch loesen | nicht vorgesehen | Aenderungen muessen manuell nachgezogen werden. |
| Kritischer Weg berechnen | nicht vorgesehen | Erfordert externe Logik oder umfangreiche Formeln. |
| Ressourcen mit Kalender und Auslastung | nicht vorgesehen | Urlaube, Schichten, Teilzeit sind nicht modelliert. |
| Qualifikationen pro Mitarbeiter | nur als Liste | Eine Konfliktpruefung gegen den Bedarf fehlt. |
| Mehrere Projekte mit gemeinsamem Pool | nur als Workaround | Konsolidierung ueber Mappen oder Verknuepfungen ist fehleranfaellig. |
| Soll-Ist-Vergleich ueber mehrere Baselines | manuell | Baselines muessen explizit kopiert und gepflegt werden. |
| Versionierung und Auditierbarkeit | begrenzt | Aenderungshistorie liegt im Datei- und nicht im Datenmodell. |
Sobald eine dieser Anforderungen real wird, verlaesst Excel den Bereich, in dem es zuverlaessig arbeitet.
Symptome eines ueberforderten Excel-Balkenplans#
Sieben Warnzeichen, die in der Praxis regelmaessig auftauchen:
- Die “aktuelle” Version der Plan-Datei zirkuliert in zwei oder drei parallelen Staenden per E-Mail.
- Aenderungen an einem Vorgang erfordern manuelle Anpassungen in mehreren Spalten oder Bloecken.
- Ressourcenkonflikte fallen erst auf, wenn der Mitarbeiter sich selbst meldet (“Ich bin diese Woche doppelt verplant”).
- Urlaube und Feiertage werden vergessen, weil sie nicht im Modell stehen.
- Das Aktualisieren eines Quartalsplans dauert laenger als das Projekt selbst plant einzusparen.
- Niemand traut sich mehr, die Datei zu oeffnen, wenn Formeln verschachtelt sind.
- Reports an die Geschaeftsfuehrung beruhen auf Excel-Kopien, deren Stand niemand mehr belegen kann.
Wann der Wechsel sich rechnet#
Der wirtschaftliche Punkt ist erreicht, wenn die laufenden manuellen Pflege- und Korrekturkosten die Lizenzkosten einer spezialisierten Loesung uebersteigen. In der Praxis tritt das oft schneller ein als gedacht – haeufig schon beim zweiten parallelen Projekt mit gemeinsamem Personal- oder Maschinenpool.
Typische Wechselgruende:
- mehrere Projekte teilen sich denselben Mitarbeiterstamm,
- die Planung muss Qualifikationen und Verfuegbarkeit beruecksichtigen,
- Aenderungen muessen sofort durch den Plan propagieren,
- das Management verlangt zuverlaessige Soll-Ist-Vergleiche,
- der Plan muss revisionssicher dokumentiert sein.
Sinnvolle Alternative#
Statt Excel-Vorlagen ueber Jahre weiterzubasteln, ist eine Planungssoftware mit echtem Ressourcen- und Kapazitaetsmodell wirtschaftlich oft die einfachere Loesung.
Rillsoft Project bildet Termin-, Ressourcen- und Kapazitaetsplanung in einem Werkzeug ab. Mehr dazu auf der Seite Ressourcenplanung-Software. Wer aktuell mit Microsoft Project oder Project-Server-Workarounds plant, findet eine direkte Einordnung unter Microsoft Project Alternative.
Weiterlesen#
- Balkenplan fuer mehrere Projekte – warum Multiprojekt mehr verlangt als ein groesseres Tabellenblatt.
- Balkenplan und Ressourcenplanung – wo die eigentliche Komplexitaet versteckt liegt.
- Welche Software ist sinnvoll fuer Balkenplan? – Auswahlkriterien fuer die Loesung nach Excel.